Dr. Ebru Kaya, lisans eğitimini Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü’nde, yüksek lisans eğitimini Yeditepe Üniversitesi İşletme Bölümü’nde, Doktora eğitimini ise Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü’nde tamamlamıştır ve Bilkent Üniversitesi Kütüphanesi’nde 2016 yılından günümüze, Kütüphane Direktörü olarak görev yapmaktadır. Kütüphane faaliyetlerine sürekli olarak destek vermekte ve Kütüphane’yi kampüs komitelerine, devlet kurumlarına, akreditasyon kuruluşlarına, akademik, bölgesel ve ulusal kuruluşlara, konsorsiyumlara karşı temsil etmektedir. 2016 yılı öncesi; 1998-2002 yılları arası, Sabancı Üniversitesi Bilgi Merkezi’nde Yayın Sağlama Birim Sorumlusu olarak görev yapmıştır, akabinde dört yıl Orta Doğu Teknik Üniversitesi (ODTU) Kütüphanesi’nde, on yıl ise Bilkent Üniversitesi Kütüphanesi’nde Müdür Yardımcılığı yapmıştır.